北京肝胆相照公益基金会

档案、印章、证书保管使用制度

一、下列资料列入基金会档案统一管理

（一）财务资料。会计、出纳所记载的一切账薄、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证等。

（二）会议资料。提交会议等研究讨论的提案，以及会议议程、会议决议、会议纪要等。

（三）书刊资料。书籍、会刊、简报、宣传材料等，刊载基金会信息的报纸、杂志及其它信息资料。

（四）文件资料。基金会自成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件，政府有关部门，特别是主管部门发给基金会的文件、函件等。

（五）函件资料。以基金会名义，发出的所有函件、通知等。

（六）组织相关活动的资料。信息交流，各种座谈会、培训学习等。

（七）档案资料包括：纸介质、磁介质及电子介质等载体形式

二、档案资料的收集整理。

（一）各部门、各分管专项工作的人员（除会计人员外），负责在完成每一件工作后，及时汇总资料，按要求整理归档。

（二）代表本会参加各种外事活动（会议）的资料及代表本会的发言资料，会后要及时交给秘书处，收秘书处进行整理归档。

（三）每年12月份，应将当年的工作资料整理汇总，整理成该项工作的年度档案资料并归档。

三、档案资料使用管理的要求。

（一）秘书处负责所有档案资料的收集、整理、归档管理工作。

（二）有关人员查询、使用档案资料时，应予登记；重要资料的查询，应报秘书长审批；办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

（三）本会档案资料必须保证原始性、真实性和安全性，保障本会各项工作的正常开展和延续。

印章使用管理

本会印章指基金会公章、钢印、财务专用章。

（一）秘书处根据有关部门的批文，负责印章的刻制、保管和使用记录。

（二）印章不使用时，必须妥善保管，有条件时存放于保险柜内。

（三）使用本会公章（铅印）需经基金会领导批准，财务专用章经分管财务批准，由受托印章管理人员代行使用权。各部门使用公章前，应报基金会领导批准。

（四）印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。特殊情况需要外出使用公章时，必须申请写明其原因，由商会理事长或秘书长签字批准后方可使用，事项完成后及时归还。

（五）印章因管理不善而造成损失的，直接追究印章管理人员和部门负责人的责任。

证书使用管理

（一）基金会证件由秘书处统一管理，基金会会秘书处负责“证书”的保管、申领、年检和变更等事宜。秘书处必须建立基金会证件登记台账。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、有效时间和年检时间。

（二）严禁任何人擅自拷贝资质证书电子版、复印资质证书镇江，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证书，违反上述规定者，追究其当事人责任，严肃处理

（三）证书使用

1、建立基金会证书借用登记表。

2、基金会证书外出参加商务活动时，经基金会领导授权后借出。

3、内部使用：在共识上午活动中需要用证书证件的，徐泾公司主要领导授权后有办公室安排专人负责办理。

4、外部合作使用：有外部公司及个人要求与我基金会合作使用资质证件进行商务活动，请示基金会主要领导并得到授权之后，填写《基金会证件使用登记表》，由办公室专人负责办理。

5、办公室计算机上须设置密码，以防止泄露资料。无论任何理由，不得将资质证件电子扫描件等相关资料上传网络或拷贝给任何公司及个人。

以上规定自公布之日起执行。